来源 | 天同诉讼圈 编译 |
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原作者 | 斯特林·米勒，在公司法务领域拥有超过20年的从业经验，曾任纽约交易所上市公司Sabre Corporation及美国最知名的旅游在线平台Travelocity.com的总法律顾问、公司秘书及首席合规官
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作为公司法务，在接到诉状后，你一定要尽快完成清单上的十项工作，尤其是当案情比较重大、标的额较高，CEO会随时打电话询问诉讼最新进展的情况下。看完这份清单，你至少有十件马上就可以着手开始做的工作。
作为一名曾经的诉讼律师，我常常会从外聘律师的角度目睹不同公司法务的应诉状况。随着经验的积累，我总结出了一套标准的应诉“待办事项清单”。之所以要整理这份清单，是因为我发现，公司法务在“兵荒马乱”地进行应诉准备过程中很容易会遗漏某些重要的基础性工作，而这些工作对日后的当庭辩护或者庭下和解却至关重要。以下就是公司法务在公司被诉时应该做好的十件事。
1、仔细阅读原告提交的诉状
深呼吸几次，找个安静的角落，认真阅读原告的诉状。第一遍阅读的时候，先大致浏览，了解原告起诉的具体诉由，如果看到你认为不合理的地方，先不要着急，因为原告陈述的可能并不都是真实的情况。完成第一遍的阅读后，你需要接着再逐句阅读第二遍。记住，在你汇报诉讼情况的时候，业务部门问你的第一个问题肯定是“这起案件起诉的是什么事情？”你要带着这个问题阅读诉状。要反复确认诉状中的当事人的确是你所在的公司，而不是拼写错误或者类似名称的其他公司/机构，同时需要检查诉状在送达时是不是存在错误。回想一下，涉案的合同是否存在仲裁或者纠纷解决的固定步骤，如有，那原告是否遵循了这些规定？类似的错误常常会出现，而这些错误会给你的公司提供更多的应诉准备时间。
2、准备一份简要的案情说明
这份案情说明能有效地帮助你集中注意力解决案件的核心问题，这份说明当中应当包含以下基本信息：案件当事人、法院所在地、主审法官、原告的诉由、原告主张的赔偿（金钱赔偿的数额、是否申请禁止令等）。你还可以开始罗列你所在公司的辩护理由和主要依据。
3、确定关键书面文件和证人
在撰写案情说明的时候，你可以顺便列出一份与案件有关的或出现在诉状里的关键文件清单，包括合同、电子邮件、ppt等等，并依照这份清单尽早收集所有文件。如果诉状里提及任何具体的公司雇员，那你还需要着手列出一份关键证人名单。如果诉状本身未提出具体的公司雇员，那你需要认真考虑一下与案情有关的业务部门，该部门中有哪些人可以帮助你确定涉案的关键证人，并帮助你查找、收集所有关键的书面文件。
4、公司内部的诉讼证据保留
这件事一定要马上做！现在的诉讼很多时候更像是在证据开示环节的一个“抓小辫子”的游戏，而不是当庭就实质 性的法律问题进行辩论。在公司内部进行诉讼证据保全（litigation hold）就显得至关重要。充分利用你在第3步准备好的列表，确定你要联系哪些公司雇员，以确保能“一个不漏地”通知他们保留与案件有关的重要文件，这里所说的重要文件包括纸质文件、电子文件、草稿、日程安排、即时通讯软件里的信息等等。你应该在平时准备好一份格式化的《诉讼证据保留通知》。在诉讼证据保留阶段，你应该尽可能多地保留所有证据。公司法务需要把握诉讼证据保留的方向。随着案情的发展，公司法务还要不断更新、修改需要进行诉讼证据保留的部门及雇员名单，定期（每月或每季度）提醒相关人员注意案件相关文件的保存，甚至应该要求他们发送回执，明确自己已经收到《诉讼证据保留通知》并理解自己的相关义务。
5、谁需要了解案件情况和进展？
如果案件标的很小，那只需要几个人知道即可。但如果是一起重大诉讼案件，那公司法务就应该及时通知首席执行官（CEO）和首席财务官（CFO）以及其他公司董事会成员、全体高管层。作为公司法务，你要时刻牢记：公司高管通常无法从法律层面充分了解案件情况。因此，你可能需要给他们提供一些有关诉讼程序及相关法律法规的基本介绍，以免高管层紧张过度。同时，由于诉讼案件的高度公开化，媒体也会高度关注一些他们感兴趣的案件。比如，媒体就特别关注那些员工起诉公司的劳资纠纷案件。因此，除非案件非常简单或标的很小，公司法务应该与公司的公关团队及时沟通，以便他们了解案件的最新进展。事先准备好一份媒体声明，会在关键时刻起到“救命”的作用。如果你所在的公司是一家上市企业，你还需要立刻通知投资者关系团队以及披露委员会，可能还要着手准备做重大诉讼披露。
6、确定诉由是否在公司投保范围之内
作为公司法务，在充分了解案件的诉由之后，你还需要和保险经纪或者公司内部负责保险条款的团队坐下来仔细研究，原告的诉由是否在公司投保的范围之内，比如董事及高管责任险、错误与遗漏责任险、商业综合责任险（CGL）等。仔细检查公司所有的保险条款。同时还要注意，保险公司是否承保并不是以原告在诉状中列明的所谓诉由为准，而是以诉由所涉及的事实问题为准。因此，不要仅仅因为诉状里的那些大标题列明的诉由看起来不属于承保范围，就武断地认为眼下的诉讼与公司投保的范围无关。如果案件或诉状中出现了任何在你看来应该触发保险责任的案件事实，那就立刻与保险公司或公司内部的保险团队取得联系。
7、选聘外部律师
除非你的公司决定所有诉讼案件都由法务部自行代理，你都会需要聘请外部律师。你可能要根据法务部已有的“外部律师库”选择律师，但这个选择不应该是“一拍脑袋”的决定，而是需要考虑很多因素，包括法院所在地、原告的起诉依据是否是某些特别法，原告的代理律师是谁，案件涉及的标的有多大等等。如果眼下法院已经签发了临时禁止令（TRO），那你就没有反复思考的时间，你要做的就是马上聘请外部律师、马上开始行动。但如果你有时间，那就要反复权衡哪家律师事务所才是眼下案件的最佳选择。如果时间充裕、条件许可，你需要尽可能启动正式的招投标过程，以便你充分比较多家律师事务所的优势、费率。此外，在招投标过程中，律师事务所通常还会提出初步的诉讼策略——即便你最后没有选择这家律师事务所，他们提出的策略你也可以拿来就用。
8、案件能否直接和解，或者用其他方式迅速解决？
即便是原告已经向法院提起诉讼、法院已经立案，也不等于案件不能通过和解迅速解决。我在执业生涯里遇到过好几起案件，就是通过一两通电话就把双方当事人的纠纷彻底解决了，当然这种情况通常是由于双方当事人在某些重要的案件事实上存在误会，所以只要充分地沟通可以解决问题。在开始启动“诉讼”这台“碾压机”之前，作为公司法务，有必要花些时间仔细思考案件是否可以通过和解或其他方式迅速解决，比如，这起案件对于原告来说，和解能否作为有一定吸引力的解决方案？或者原告起诉是不是仅仅是因为你的公司拖欠了某笔款项，如果及时支付就能很快解决？
9、谁是客户？
公司法务通常会把“公司”作为一个整体当作自己的客户。从公司法务的职能定位上看，这样认为无可厚非。但从处理案件的角度来看，谁有权决定案件的走向，比如是否可以和解、以什么条款达成和解，以及案件的预算、调解机制、证据开示环节这些问题，谁才是公司法务真正的“客户”。你需要某一个具体的业务部门、甚至是一个具体的人作为你的“客户”。同时，你需要和公司高管合作，一起去确定这位“客户”的合适人选，并在高管的帮助下，跨部门地与“客户”建立良好、紧密的合作关系。
10、是否会出现保密问题？
如今，诉讼是一个高度公开化的过程。从准备应诉阶段，公司法务就需要识别案件中可能会涉及的敏感商业秘密，比如价格信息或者合同条款；同时，还要针对那些在案件进行过程中可能对公司声誉造成负面影响的因素做好相应准备。案件涉及的合同当中可能会包含一些保密条款，如果你认为原告已经违反了这些条款，比如在诉状中披露某些保密信息，那你应该尽快向法院申请保护令，以确保包含这些信息的文件不会被对外披露。对于保密信息一定要时刻绷紧神经，而外聘律师在这方面往往无能为力。
这份清单的目的只是帮助刚刚收到诉状的公司法务在做应诉准备的初期有条不紊地开展工作。当然，在这份清单之外，还有很多需要公司法务考虑的细节，比如案件的成本/预算、是否提起反诉、是否需要在法务部内部成立针对这起案件的项目组等等。
最后，最重要的是—不要慌！对于所有商业公司来说，诉讼几乎不可避免。在公司发展到某一个阶段的时候，诉讼就必然发生。当它真的发生的时候，你应该抓住机会挺身而出，并成为处理案件过程中最冷静客观的中流砥柱。
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